梅雨明け近くになると、暑気払いの話がチラホラ出てくる職場も多いのではないでしょうか？
今年初めて暑気払いの幹事に任命された方もいらっしゃると思います。
私も初めて幹事に任命された時、会場の手配、案内状の作成、出欠の確認・・・等々分からない事ばかりで本当に大変でした(>_<)
今日はその中でも案内状の書き方について、ポイントと注意点も併せて分かりやすくご紹介したいと思います。
目次
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案内状の大事なポイント!!ここを押さえればOK！
案内状を作るとき、何をどのように書けば良いのか迷われると思いますが、
暑気払いの案内状は大きく分けて
- 挨拶文
- 日時・場所・会費等
が書かれていればOKです。
暑気払いのご案内
挨拶文
記
日時：○○○○
場所：○○○○
会費：○○○○
申込先：○○○○
〆切：○○○○
それでは、それぞれを詳しく見ていきましょう!!
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”挨拶文”は送る相手によって変えましょう^^
挨拶文は送る相手によって変わってきます。
社内の身内だけで行う暑気払いなのか・・・
社外の取引先の方もご招待する暑気払いなのか・・・
で変えていきましょう(^_^)
まずは、社内向けの挨拶文の例です。
連日の猛暑の中、業務お疲れ様です。
この暑さで、夏バテになっていませんか?!
さて、本年も社内親睦を兼ねての暑気払いを開催したいと思います。
美味しく食べて飲んで、この暑さを乗り切りましょう!!
皆さんのご参加お待ちしております(^_^)
社内向けなのであまり堅苦しく考えず、気軽に参加できるような文章でOKです！
次に、社外向けの挨拶文の例です。
拝啓
初夏の候。皆様には益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃は、弊社にご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、梅雨ももうすぐ明け、今年も暑い夏が予想されています。
そこで、この夏を乗り切るためにも、鋭気を養いたく、
下記の通り暑気払いを企画させて頂きました。
お忙しいとは思いますが、皆様のご参加をお待ちしております。
社外向けの挨拶文には、時季の挨拶を必ず入れましょう！
別記の書き方は？注意点も・・・
次に別記の書き方についてご紹介します。
別記は、暑気払いの５W1H を簡潔に書き表したものです。
内容は・・・
- 日時
- 場所
- 会費
- 申込先
- 〆切
以上が書かれていればOKです(^_^)
それぞれのポイントを見ていきましょう！
日時を決める時は・・・
日時を決める時ですが、なるべく多くの方に出席してもらいたいですよね！
暑気払いは大体、梅雨明け～お盆前に開催されることが多いですがその中でも、なるべく夏休みをとる人が少ない時期を選ぶと良いと思います。
また、上司の都合も予め聞いておくといいと思います(^_^)
ちなみに、案内状を出す時期・タイミングですが・・・
相手の方が余裕を持って準備をできるように、遅くても2週間前までには出すようにしましょう。
それぞれの予定があったり、返信の時間も必要なのでなるべく早めにお知らせしましょう＾＾
場所の明記には・・・
お店の名前・住所・電話番号を書いておくことはもちろんですが、
さらに、会場が分からない方のために、地図や交通手段、駐車場の有無を載せておくと親切ですね＾＾
申込先（問い合わせ先）と〆切の注意点
申込先（問い合わせ先）と〆切は、出欠の確認をスムーズに行うために必要です。
別記箇条書き後に次のような感じで書くといいと思います。
お問い合わせ先：○○部 担当○○ 電話00-0000-0000
なお、お手数をお掛けしますが○月○日までに、メールにて出欠をお知らせください。
よろしくお願いします。
必ず、どのような方法でいつまでに申し込みをしてほしいのか具体的に明記しておきましょう。
また、電話やメールなど色々な受付方法があると、出欠の管理が大変になってしまいます。
一つの受付方法に限定しましょう。
すでに申し込みをして頂いているのに、出欠の確認を再度してしまうと失礼になってしまいますからね・・・
別記の書き方について一番大事なポイントがあります。
それは・・・
間違った情報を書かないこと!!
当たり前の事といえば当たり前なんですが・・・しかし、私は幹事の時にやってしまいました笑
幸い社内の暑気払いだったのですぐに訂正できたのですが、受け取った側を混乱させてしまったので、案内状を出すときには最後に必ず間違いがないか確認をしています。
まとめ
簡単にまとめると・・・
- 挨拶文は相手方によって変わってくる
- 別記は5W1Hをわかりやすく簡潔に明記する
でしたね＾＾
ただ、特に社内向けの案内状でしたらあまり堅苦しく考えずに、皆さんが気軽に参加しやすいように書くといいと思います＾＾
そして案内状の最大の目的は相手方に、情報を正確に分かりやすくお伝えすることになります。
送付の際には、再度間違えがないか確認しましょうね!!
暑気払いの幹事さんは、色々とやることが多く大変だと思います・・・ですが、暑気払いは社員の交流を深められる絶好のチャンスになります。
参加された方がこの夏、暑さを吹き飛ばせるような暑気払いになるといいですね＾＾
