私は毎日のようにメールを使っており、
業務時間の２割ぐらいをメールの確認と返信に費やしている気がします。
メールの書き方が下手だと、
メールのやり取りの回数が増えたり、相手との認識相違が発生したりします。
なのでメールの書き方は結構、気を使っていますし、
相手のメール内容も気になります。
また、メール内容が疎かであれば、その人の仕事の質そのものも、
疑われてしまうこともあるでしょう｡
仕事を減らすためにも、自分の印象を上げるためにも、
正しいメールの書き方は抑えておきたいスキルです。
ちょっとしたポイントを抑えるとかなり改善されますので、
ぜひ、この機会に見直してみてください。
目次
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なぜメールを書くのか？
そもそも、メールってどうして書きますか？
相手に返信する理由はなんでしょうか？
何度もメールを書いているとこの目的を深く考えなくなります。
一番大事なところなのに。
まずは「相手が何を聞いているのか？何がわからないのか？」
ということを一度考えてみましょう。
単純に要求された情報だけを返答するのではなく、
文章の流れから相手が本当に欲しい情報を見極めましょう。
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文章構成のコツ
メール文章の構成は相手が読みやすい形にすることが重要です。
流れの追いやすい文章にしましょう！
自分が書きやすい構成を準備しておくと、書くときに迷いが少なくなります。
私は以下の構成でメール文章を書くことが多いです。
①相手の名前
②あいさつの言葉
③相手に聞かれた内容とその解答
④その内容の補足
⑤補足として資料を添付
まずは主な内容を伝え,そのあとに細かい説明や注意点を伝えます。
補足資料の添付や、さほど重要でないことや不明点があった場合の対応についての記載をつけます。
相手が読み易いように上から下へ流れを意識した構成を心がけています。
文章が読みやすくなるテクニック
構成以外で相手が読みやすくなるテクニックを何点かご紹介します。
・箇条書きにする
何か要件を伝える時、ズラズラと文章で書くと見ずらくなります。
どうしても、伝えたい要件が多い場合は箇条書きで書きましょう。
悪い例)
明日の飲み会は19時からスタートです。
場所はとりきぞくの渋谷店で、15人で予約してます。
良い例)
明日の飲み会の連絡
時間：19:00～
場所：とりきぞく 渋谷店
人数：１５人
・添付資料はまとめる
添付資料が多い場合は、１つのフォルダにまとめましょう。
３つ以上は多いのでフォルダにまとめ、
ショートカットか圧縮した実ファイルを添付しましょう。
フォルダにまとめた場合はその下に
見て欲しいファイルの情報を書くと丁寧です。
例)
以下、資料を添付しますのでご覧ください。
添付フォルダ
ー会議資料１
ー会議資料２
・適度な間隔で改行する
一行が３０文字を超えると横にスクロールする必要が
出てくるので、見ずらくなります。
相手がどんな媒体でメールを読むか分かりませんので、
文章が終わらなくても、適度な句読点で
改行を行うようにしましょう。
またある程度の文章をまとまりとし１行改行することで、
相手にも、そのまとまりが伝わり易くなります。
悪い例）
いつか空の飛び方を知りたいと思っている者は、まず立ちあがり、歩き、走り、登り、踊ることを学ばなければならない。
その過程を飛ばして、飛ぶことはできないのだ。
良い例）
いつか空の飛び方を知りたいと思っている者は、
まず立ちあがり、歩き、走り、登り、踊ることを学ばなければならない。
その過程を飛ばして、飛ぶことはできないのだ。
見比べてみると、見易さは段違いかと思います。
以上が今回ご紹介するテクニックです。
メールを書く上で最も意識すべきことは、相手にどう伝えるか？ということです。
メールはどんなに良い情報を載せたとしても相手に伝わらなければ意味はありません。
どのような書き方をすれば、相手が読み易いか？共通の認識を持つことができるか？
常にそのことを意識してメールを書くときっと分かり易い文章ができるはずです！
